訂閱電子報

月刊專欄

期別選擇
期別:238
發布日期:2022-10-11
閱覽人數:29
大家都討厭舞弊,那要怎麼防?(下)

稽核人員的查核類型大致怎麼分呢?我們將其分為 3 類:

一類是遵循查核,公司內控流程要求要怎麼做,大家有沒有照做,或者是法規規定的部分,大家有沒有確實遵守,例如說勞基法規定要記錄上下班時間至分、每七日要有一日例假日等等。


另一類是針對風險點查核,針對特別容易發生舞弊的地方去查核,例如說員工是否私帳公報,將個人花費報支為交際費,稽核人員會去分析不同人員報支交際費的金額,是否有異常情形。


最後一類是專案查核,主要是上層主管(總經理、董事長等)交辦的工作,常見有舞弊案調查、採購流程優化、良率分析、稼動率檢討等等


「還要為此養個稽核人員也花太多錢了吧?」


因為政府要保護投資人,所以立法規範上市櫃公司「一定」要設置專責稽核單位(另一方面也是因為上市櫃公司組織大,稽核有足夠多的事情可以做),但其他公司、組織,就可以視需求將這個工作委外給合適的單位,取其效益同時又降低成本。像是財團法人之前因應洗錢防制而訂定了財團法人法,許多達一定規模的財團法人要建立內控及稽核制度,但即使達到一定規模的財團法人,仍可能是個人數不足 30 人的小組織,聘請專責稽核人員顯然太不划算了,而會採用外部稽核的方式。


以職務輪調或強制休假嚇阻舞弊

人之所以會舞弊,很大原因是相信自己可以避免事跡敗露被發現,而這個自信往往建立於「我長期都會在做這個職位,以後也都是我」的這個前提上。


所以如果能夠安排職務輪調,例如說外幣收付出納與台幣收付出納每五年職位互換,可以有效的嚇阻人員去舞弊。另外像是強制休假也是常用的方式,尤其在外商金融體系,會要求連休 2 個禮拜,這期間會由其他人代理其職務,若有一些不法行為,代理人員有可能就會發現。


大家對於這個方式往往會有個問題:「這個職位只有 OOO 會做呀,怎麼可能輪調?」如果這個人已經是個不可被取代的存在,對公司來說,反而是其他風險更高不是嗎?離職或退休要怎麼辦呢?


讓人信任的吹哨者制度

根據舞弊防治與鑑識協會(ACFE)最新的舞弊調查報告,有 43 % 的舞弊案例都是經由檢舉發現的,所以有吹哨者制度一定可以減少舞弊的發生。吹哨者制度是否讓人信任的關鍵如下:


首先,公司有可供舉報舞弊的管道嗎?例如說舞弊檢舉熱線、Email、郵寄地址等,而這些管道往往都要通往公司高層才有意義,否則你舉報的對象就是舞弊的對象,不就沒有任何用處了嗎?常見會通報給董事長辦公室、稽核室等等。


再來,公司的舉報機制是否讓人相信是認真的。如果公司傳達出來的價值觀就是多一事不如少一事、用人惟親等等,甚至同事間已經有見怪不怪的氛圍,那人員就越來越不可能去舉報。


最後,公司是否有足夠的資源因應檢舉案。檢舉管道打開後,最常見的狀況是檢舉訊息層出不窮,其中甚至大部分訊息是含糊不清的:「採購煉油設備有收回扣」,沒有交代基本的人事時地物,會使受理人員花費更多時間去釐清,收件、釐清、立案與否、調查、結案,這些都會耗費大量的人力時間,如果公司沒有辦法因應,久了檢舉機制也是形同虛設。


結語

以上摘要說明了一些防弊的方法,公司如果想避免舞弊的發生,可以參酌改善,不需要一開始就全部猛藥都下下去,病毒還沒死,病人就先死掉了,循序漸進,慢慢改善才是正道喔!


延伸閱讀:

>>  大家都討厭舞弊,那要怎麼防?(上)

上一篇:「福州中端電器有限公司」獲頒 IATF 16949:2016 汽車業品質管理系統驗證合格證書
下一篇:淺談在臺灣的實務訴訟外紛爭解決機制(下)
月刊專欄

貝爾國際檢驗認證集團總部

貝爾國際檢驗認證集團總部(台北聯絡處)

貝爾國際檢驗認證集團總部(台中聯絡處)

貝爾國際檢驗認證集團總部(高雄聯絡處)

Copyright © 2022 BellCERT Group TAIWAN.