前言

即使在今天，專案管理（project management）仍然是許多公司努力奮鬥的領域。您可能會提供優質的產品或服務，但是如果每一個步驟的管理不善，都會導致災難性的後果，並且常常使公司的業績令人失望。管理不善會浪費時間、資源，並降低您為客戶提供之產品的價值。您及時做出決策的能力也會極大地影響公司正在開展的各種專案。作為專案經理，您每天都面臨挑戰。我們希望您能夠按時、按預算交付高品質的工作，並且要求不斷變化。在軟體開發等快節奏的行業中，傳統的專案管理形式（計劃未來數月或數年，並使用甘特圖和其他基於電子表格的工具來蒐集數據）會使您無法獲得所需的結果。

完美的專案管理風格尚未被發現。對於好奇的專案所有者及專案經理，探索所有不同的專案管理方法是一項充實的工作。您如何找到適合您的專案管理方法？這取決於您的團隊規模、公司的文化和專案目標。本文我們探索對各種企業都有效的兩個相關專案管理框架：敏捷（Agile）和精實（Lean）。希望您閱讀完本文後，會得出一種適合您組織的專案管理風格。敏捷專案管理（Agile project management, APM）和精實專案管理（Lean Project  Management,  LPM）分別是用於管理符合現代專案經理需求的兩種專案管理方法。專案經理學習了解敏捷和精實專案管理可以幫助您保持最新、做出更明智的決策並為您的角色增加更多價值。

什麼是精實專案管理？

您是否曾經在商務會議上度過一個小時，卻感到完全浪費時間？精實專案管理的重點是提高流程效率並減少時間和資源浪費。它起源於製造業，其主要目標是提高最終產品對客戶的價值。精實專案管理消除了沒有為最終產品增加價值的任何活動，例如不必要的會議。

精實專案管理是一個管理系統（Management System），致力於提高組織運作的整體品質。它考慮了組織中的每一個流程，並有助於提高每一個員工和每一個流程的效率和效力。它有助於減少時間和資源的浪費，同時提高產品或服務的質量，並最終為客戶帶來更高的性價比。

精實專案管理是一種源於精實方法的專案管理方法。精實和敏捷專案管理方法之間的差異與敏捷和精實之間的差異有關。意即，發展出敏捷方法的目的是為了優化軟體開發團隊的工作，而發展出精實方法的目的是為了優化整個製造價值流。如今，敏捷和精實已被用於組織各個層面的許多知識工作領域。

精實專案經理依靠以下一些工具來幫助他們確定工作的優先級並進行管理：

1）價值流程圖（Value Stream Mapping, VSM）

價值流程圖是豐田公司用來定義和優化從頭到尾獲取產品、服務或增值專案所涉及之各個步驟的精實工具。典型的價值流程圖實踐會識別工作流的當前和將來狀態，以及進入和退出工作流的所有活動，以便可以交付價值，見圖一所示。可視化價值流 （Visualizing the Flow of Value）使復雜的過程更簡單且更切實，使每一個參與人員都清楚地了解價值如何在團隊、組織或供應鏈中傳播。

定義價值流的各個部分是任何精實轉型的關鍵組成部分，因為它可能會表面上效率低下，阻礙價值流向客戶。任何精實領導者（從專案經理到高級管理人員）都可以使用價值流程圖來了解問題並根據組織的其他部分提出解決方案。

2）A3 思維（A3 Thinking）

在精實專案經理的武器庫中，A3 思維是非常寶貴的工具。A3 思維是一種結構化的問題解決方法，可促進有意識的持續改進。圍繞問題定義、分析和發展假設的這種方法稱為 A3，因為每一個概念都應小巧且易於管理，以適合一張 A3 紙（比標準打印機紙稍長）。簡單地說：A3 思維的核心是「持續改善」，讓你從「普通的問題解決者」，成為「出色的問題解決者」。

「普通的問題解決者」在很多人而言已經表現的很好了。成為「普通的問題解決者」一般需要經過三個狀態：（1）悶頭幹活：不思考，做重複性的低價值創造的勞動；（2）發現問題：雖然說發現問題是解決問題的第一步，但是還要真的能給出合理的證據和更好的解決方案；（3）解決問題：雖然解決了問題，但是擁有 A3 思維的人認為這還不夠，並不能稱之為「出色的問題解決者」。

「出色的問題解決者」還需要滿足「四大目標」：（1）理解問題出現的前因後果；（2）獲得持續解決此問題的能力；（3）持續優化解決問題的方案；（4）幫助利益共同體，防止類似問題出現。

A3 方法基於 Edwards Deming 的 PDCA（Plan 計劃－Do 執行－Check 檢查－Act 執行）模型。它鼓勵組織清楚、準確地定義每一個問題，然後提出假設進行測試以解決問題。大多數 A3 方法還包括延遲分析（Delay Analysis）的成本，這可以幫助專案經理和團隊做出有關如何確定工作優先級的決定，見圖二。

3）看板（Kanban）

看板是工作流管理 （Workflow Management） 的一種可視化方法，使團隊可以可視化，確定優先級並改進其工作。看板透過使用白板上的粘滯便箋創建工作的「圖片 （Picture）」，來幫助團隊 （和專案經理） 利用視覺資訊的力量。 根據研究，大約有 83 ％ 的實踐精實團隊使用看板來管理工作。

看板板塊（如圖三所示）可以幫助專案經理一目了然地了解所有相關工作資訊，而不必打擾其團隊以獲取有關狀態、瓶頸、障礙等的資訊。這意味著專案經理可以集中精力優化交付流程，團隊可以專注於為客戶創造價值。

精實專案管理要求精實專案經理：（1）堅定地確定其產品將為客戶帶來的價值；（2）擬定「價值流」，其中詳細說明了從計劃到部署的每個步驟和過程（在每個步驟中毫不費力地流動以進入下一個步驟）；最後（3）透過指出專案進行過程中的缺陷來不斷提高價值流。精實專案管理致力於追求完美。精實專案經理會繪製整個專案的詳細地圖，認真研究設計和開發的各個方面，並仔細地交叉引用需求和時間表。

什麼是敏捷專案管理？

您是否曾經被迫提前做出決定？例如，要計劃您未來十二個月的課程規劃？敏捷專案管理起源於軟體開發。這種方法論將開發過程分成小迭代（Small Iterations），從而使決策和解決問題變得更加容易。在每次迭代中，都會設計、開發和測試可交付使用的產品功能特徵（Shippable Product Feature）。在生活中運用敏捷，您計劃的假期永遠不會超過幾週或一個月。敏捷專案宣言保護著敏捷專案管理 ─ 敏捷宣言是一套十二條原則，應適用於軟體開發。

敏捷專案管理系統是一個過程，其中每一個專案都被一小部分地管理和執行。每一個這樣的部分均已完成、審查、批判，並繼續進行該專案，同時考慮到從最後工作中獲得的新見識。該系統的目的是幫助您做出更好的決策並更有效地解決問題，同時減少時間和資源的浪費。

術語「敏捷專案管理」不限於一種方法或實踐。看板（Kanban）、Scrum 和 XP 都可以包含在敏捷專案管理框架下。所有這些方法都植根於敏捷方法中，該方法是一種以高度靈活和交互的方式管理流程的設計和構建活動的迭代方法。

敏捷專案管理始於敏捷軟體開發，它是透過以較小的批量（而不是大量發佈）交付以更快地適應變化的一種方法。這些敏捷開發的核心是以下三個主要概念：

1）迭代開發（Iterative Development）

敏捷開發將產品開發工作分解為小部分（Small Increments），從而最大程度地減少了前期計劃和設計量。敏捷專案經理不是將目標定為未來幾個月或幾年的目標，而是與團隊合作，將工作分解為可管理的小塊（Chunks）。完成這些迭代可能需要幾天或幾週的時間，具體取決於工作量（Piece of Work）。這種迭代的開發形式最大程度地降低了風險，並允許開發過程具有靈活性。這些迭代中的每一個目標都是在每次迭代結束時創建具有最少錯誤的價值。在這種方法中，工作軟體（Working Software）或可工作產品模組是進度的主要衡量標準。

2）高效溝通（Efficient Communication）

面對面的對話是敏捷專案的核心和靈魂。敏捷會議（Agile Meetings）提供了一 種在面對面環境中進行交流的方式。關於敏捷專案的會議具有特定的目的和特定 的時間量，以便使開發團隊有時間工作，而不是花費時間參加會議。敏捷工件（Agile Artifacts）為結構化的書面交流提供了一種格式，但並不麻煩且非必要。

表一提供了敏捷專案中不同溝通管道的視圖。工件、會議和更多非正式的溝通渠道都是工具。請記住，即使是最好的工具，也需要人們正確使用這些工具才 能有效。敏捷專案是關於人員和交互的，因此工具是成功的關鍵。對於專案經理來說，敏捷開發週期（Agile Development Cycle）可以實現更好的溝通。在迭代過程中，敏捷專案經理直接與從事工作的人員或團隊進行溝通（為全球團隊的時區差異留出必要的餘地），並及時了解與實現特定價值相關的任何相關資訊。與管理更大、更複雜的工作相比，這使他們可以更加專注於手頭的實際工作。敏捷專案管理允許專案經理透過利用他們的時間和精力優化團隊的工作並幫助消除阻礙價值交付（Delivery of Value）的任何障礙，而不是更新電子表格，從而為團隊增加更多的價值。

3）注重品質（Focus on Quality）

敏捷專案管理還可以幫助提高產品和工作品質。在交付每一個迭代的價值之後，敏捷團隊通常會透過一次名為反思會議（Retrospective）的會議來反思自己從迭代中獲得的經驗。然後，他們致力於開發提高品質和增強產品開發敏捷性的方法。敏捷的專案經理可以幫助團隊確定哪些特定的工具和技術（例如自動化、結對編 程和測試驅動的開發）可以幫助他們改善工作方式。

敏捷產品品質（Agile Product Quality）。敏捷非常關注產品的品質，即「適合使用（Fitness for Use）」，而不是「符合要求（Conformance to Requirements）」。敏捷宣言背後的第一條原則是：「我們的首要任務是通過儘早並持續交付有價值 的軟體來滿足客戶。」該原則是要設法同時滿足了滿意的客戶和有價值的產品，這兩者都是非常注重品質的追求。該原則的另一個要素，即持續交付是敏捷的關鍵特徵（Key Feature of Agile），並且該原則非常明確地將持續交付與客戶滿意度聯 繫在一起。

敏捷專案品質（Agile Project Quality）。專案品質包括「諸如在成本、時間、資源、溝通等方面應用適當的專案管理實踐之類的東西。它涵蓋了管理專案內部 的變更」。有了這個定義，敏捷專案品質可以透過執行敏捷專案管理來解決，包括：敏捷生命週期、敏捷的角色和責任、敏捷專案啟動、敏捷專案範疇、敏捷專案規劃、敏捷專案估算、敏捷專案執行、敏捷專案監控、敏捷品質管理、敏捷風險管理、敏捷變更管理、敏捷專案結案。敏捷有時會遭受損失，因為人們將方法的不良實現與方法本身的侷限性混淆了。實施不力會遺漏某些關鍵的敏捷專案管理實踐，並且敏捷專案品質會受到影響。

這些管理系統是否有很大不同？

許多人認為這兩個專案管理系統是相似的。但是，它們的工作方式截然不同， 並適用於組織的各個方面。

◆ 精實方法學來自製造業，而敏捷方法學則來自軟體開發。

◆ 精實管理是公司的長期流程改進系統，而敏捷管理用於單個專案的快速決策。

◆ 精實方法論可管理組織的整體工作，並適用於管理的所有領域，以獲得更有效的整體流程。敏捷方法論著重於做出快速的決策，並在最短的時間內以最佳方式 解決問題。

精實專案管理著重於減少浪費。因此，儘管敏捷專注於響應和適應變化，但是精實專案管理透過勤奮（Diligence）強調效率。精實專案管理最適合於尋求創建高品質產品，透過追求完美來創造價值的大型組織。敏捷最適合希望控制複雜性並邀請創新的小型團隊。

結語

我們要理解，發現、測試和採用更有效流程的各種方法是值得花費時間和精力的。為您的專案找到合適的解決方案意味著更高的生產率、更低的成本和更高 的員工滿意度。

完美的專案管理風格尚未被發現。對於好奇的專案所有者，探索所有不同的專案管理方法是一項充實的工作。精實和敏捷都是有效的專案管理方法。無論您決定為公司採用哪一種專案管理系統，都一定會看到回報。傳統的專案管理技術根本無法疊加到高產的精實和敏捷框架上。

實踐證明，敏捷和精實專案管理風格都是有效的管理策略。它們都可以縮短 開發時間、提供更多的協作工作環境和更高質量的最終產品。敏捷透過擁抱變化 並要求連續交付工作產品來促進成功，而透過價值流圖和解決效率低下來實現精實。兩者都鼓勵在組織層次結構和部門之間進行持續的溝通。

如您所見，精實是一個較大的長期機制，可在一段時間內改變業務運作方式。另一方面，敏捷可以在短期內為單個專案和流程提供幫助。精實是一個持續的過程，而敏捷則是專注於與大型專案有關的特定任務。根據需求為您的商務選擇正確的方法論和流程，以確保該方法論對您和您的組織都有效。

簡言之，敏捷和精實的專案管理方法使專案經理可以將工作分解為更易於管理、更可衡量的部分，從而使團隊可以更快地交付更高質量的產品。結果，專案 經理可以為他們的角色增加更多的價值並消除他們的浪費－對於當今的產品/軟 體開發團隊負責人來說，精實與敏捷專案管理融合是一種強有力的結合。精實－敏捷專案管理結合了精實和敏捷兩種方法來創建一種產品／軟體開發方法，該方法專注於小迭代中產品的高效交付。