全球新冠肺炎(COVID-19)疫情擴散,已造成 1.7 億人確診,死亡數超過 350 萬人,各國政府不斷祭出新的防疫政策,試圖阻止疫情持續蔓延。台灣本土確診個案,也在今年 5 月快速增加,中央流行疫情指揮中心也將全國防疫等級提升至第三級警戒,以降低不必要的群聚活動。甫於 2020 年初,全球新冠肺炎疫情爆發初期,為了提供企業不中斷的驗證與培訓服務,「貝爾國際」即規劃能確保受稽方權益,同時又能兼顧稽核專業的遠端稽核方案,稽核過程完全遵照 IAF MD4(應用資通訊技術稽核指導文件)與 ISO 17021(管理系統驗證規範),兼顧稽核的公正性與資訊的保密性,企業也可以透過遠端稽核,讓同仁可以降低接觸風險,又可以延續認證證書的有效性,是疫情嚴峻當下,企業刻不容緩的強勢作為!
一、遠端稽核是什麼?
「貝爾國際」的稽核團隊透過線上視訊平台(或稱資訊通訊技術 ICT),對受稽方之人員進行訪談、生產現場的視訊參觀以及線上文件的查核。遠端稽核的過程中,貝爾依然保持如在現場稽核的流程,但對受稽方而言更具靈活性與安全性。受稽方更可透過現場視訊與稽核團隊進行互動與文件交換。
二、遠端稽核執行時機
1. 當受稽方之關鍵人員受感染或隔離、公司所在地受禁止通運、甚至組織因疫情影響而關閉;
2. 當稽核員受感染或隔離、其居住地受禁止通運、甚至因疫情影響拒絕進行稽核;
3. 亦或稽核員及受稽方之間的往來交通受禁止時。
4. 稽核方與受稽方無法控制的特殊情況,通常稱為「不可抗力」或「天災」。例如:戰爭、罷工、暴亂、政治不穩定、地緣政治緊張、恐怖主義、犯罪、流行病、洪水、地震、惡意的電腦駭客攻擊、其他自然或人為災難。
三、遠端稽核流程
1. 驗證前置作業
a. 稽核前應確認遠端稽核可能性並配合提供相應遠端稽核所需之申請文件,相關資料將由「貝爾國際」客服人員向受稽方進行索取與溝通。
b. 經雙方確認適用之遠端稽核平台工具(ICT)後,將由「貝爾國際」客服人員提供視訊平台之網址(為單次稽核使用),並協調日期於驗證前完成連線測試,包含行動裝置下載遠端稽核工具 APP、執行遠端稽核時的多組溝通安排、客戶端提問、設備之測試等;同時請受稽方協助完成「管理系統驗證應用 ICT 遠端稽核資訊安全及保密協議」之簽署。
c. 執行遠端稽核(Romote Audit)所採用之工具以 WEBEX、 LINE、TEMS 等,或可配合受稽方所提供之平台工具,經「貝爾國際」進行安全性評估與測試後方可使用;同時提供對應人員之 E-MAIL, 以利資料檔案交換、供查核所需。
d. 驗證機構須提供現場簽到表、結束會議確認單等驗證有效文件,受稽方應提交申請必要之程序文件、工作指導與執行紀錄(如有要求時),以利整體遠端稽核工作準備遂行。
【 下接 2021 年 6 月 NO. 226 月刊 】
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