「女員工侵占哈拉網通 6 千多萬」、「戰車履帶採購驗收放水」、「人資利用作業漏洞詐薪 842 萬」,新聞中時常可以見到各種舞弊案例, 我們都知道一套良好的內控制度能有效預防及偵測舞弊,但是您知道建立良好的內控制度要掌握哪些訣竅嗎?
內控制度是什麼?
內控制度是一套流程,設計以合理確保以下三個目標的達成:有效果和有效率的營運、可靠的財務報表及遵循相關法令。建立良好的內控制度除了能讓公司運作有所依循、提升效率外,更能避免錯誤或舞弊造成公司營運成果的損失。而有 IPO 規劃的公司尤其要注意,《證券交易法》第 14 - 1 條明確規範公開發行公司應建立財務、業務之內部控制制度。也就是說,沒有書面化的內控制度,公司跟 IPO 間就如同隔著一條楚河漢界,看得到但是到不了。 以下三個訣竅希望可以經由經驗的分享,幫助公司提升內控的品質。
良好內控訣竅一:適當職能分工
職能分工的概念是避免同一人,甚至是同一部門,自始至終全面處理某項交易,以達到彼此制衡及避免執行過程發生舞弊或錯誤的機會。讀者是否還記得之前的一則新聞?全球最大的自行車製造經銷商因為人力考量,在台灣設立的分公司由同一人身兼會計及出納,導致該人員將公司款項匯至其私人帳戶,前後共侵占公司款項約 2.3 億元!
為什麼她可以得手?就是因為會計身兼出納有太多方法可以隱匿侵占的事實。例如財會部門沒有其他主管的話,根本不會有人發現公司帳上的銀行存款有短少,又即使有主管會去核對公司帳上的銀行存款與銀行的對帳單是否相同,該人員也可以經由在帳上巧立名目,假裝支付帳列已久的應付帳款,來掩飾她將款項匯至私人帳戶。確實做到職能分工,將會計跟出納業務分由不同人負責,就是最有效降低侵占風險的方式。而像是採購跟驗收人員不應由同一人擔任、資訊單位應獨立於使用者單位等都是常見的職能分工。職能分工之所以常見於內控,就是因為其成效最佳且成本最低,如果今天有職能衝突的角色存在於公司,即使有其他補償性控制或檢核機制,都很難避免前述職能衝突之風險,更遑論這些所謂補償性的控制會造成公司多少時間的浪費,其成本遠高於做好確實的職能分工。
【 下接 2019 年 8 月 NO. 204 月刊 】
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