大小章的內控制度
由前述的法律案例可以得知,大小章被盜用對公司會造成相當大的損失,而公司內部對於印鑑管理的內控制度更可能作為法庭上攻防的證據,對於要 IPO 的公司來說,《公開發行公司建立內部控制制度處理準則》第 8 條就明訂了要有印鑑使用的內控制度,也就是沒有訂定印鑑管理辦法,是沒辦法 IPO 的。
印鑑依用途分別刻印
若依大小章的使用目的來劃分,其使用頻率不盡相同,像是銀行往來使用印鑑,可能要簽訂借款合約或要動用借款額度時才會使用,而勞健保專用章有可能因為公司人數較多、僱用較多工讀生等原因,而要每天處理加退保作業,若公司只要一組大小章,HR 就要常常跟保管人借用大小章用印,繁瑣的用印 流程會大幅降低公司的效率,此外,頻繁借用印鑑會增加印鑑盜用的風險,甚至可能因為印鑑樣式易於取得而增加印鑑盜刻的風險。
所以最好將印鑑依使用目的分別刻印,並在印鑑中加註 OO 專用,限其使用範圍來降低印鑑盜用的風險,畢竟員工如果盜用勞健保專用章去簽訂借款 合約,那借款人絕對會查知異狀對吧?
另一方面,因為印鑑被限定了使用範圍,就可以採用不同嚴謹程度的管控方式,在考量風險的同時也兼顧效率。
大小章分由不同人員保管
大小章都由同個人持有,很容易因為一念之差而盜用印鑑,而分開持有就可以有效降低這個風險,經由兩個人的監督制衡,來確保用印流程符合公司的規範。但要特別注意一件事,大章跟小章的保管人最好沒有上下級關係。因為上司對下屬有一定的權威感,即使上司的要求不合理,下屬也可能因為考績等壓力選擇服從,就無法發揮兩者間制衡的效果。像銀行往來印鑑,常見的保管方式是由財務長保管大章,由董事長秘書保管小章。
建置印鑑清冊
所有刻印的印鑑都要留存印鑑樣式、印鑑用途及保管人,一方面可以讓公司容易管理目前印鑑的狀況,快速索引某特定用途的印鑑由誰保管以及避免重複刻印印鑑,另一方面,經由檢視印鑑清冊可以判斷有無異常高風險的地方,例如說公司已無授權加盟業務卻尚未銷毀加盟專用章。
用印應填寫用印申請單並經適當核准
用印申請單應填寫用印內容、印鑑種類等,經權責主管核准後,請大小章保管人協助用印,用印後由大小章保管人留存用印申請單備查。前面也有提及,各組大小章可以依照風險嚴重程度不同,採用不同的管控方式,例如說勞健保專用章或統一發票專用章,可能就會在《印鑑管理辦法》寫明不用申請用印程序。
結語
設置小小的控管,便能大幅降低公司的風險,希望透過以上分享,能提供公司幾個大小章控管方向。
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