倉庫太容易進出了
內控最有效的手法叫做權責劃分,將一個流程劃分為不同人員完成,就可以降低錯誤或舞弊的機率,而將領料的工作,拆分為數人才可完成,正是符合這樣的精神。
過去也曾遇過一些案例反應公司難以設置倉管人員,像是餐飲業的廚師,他認為要開個冰箱拿把青菜、打開櫃子拿些佐料,就有個人來跟你對點數量根本就辦不到。我後來建議他,何不設置大倉庫及小倉庫,今天公司進貨都先入到大倉庫去,每天兩個時段由廚師跟倉管領料到小倉庫,進到小倉庫後就不管理庫存,如此一來,就兼顧了庫存的管理,以及運作的效率。當然這後面還必須搭配領用數量的合理性分析,只是因為餐飲業的領用跟生產難以一一對應,所以分析上會比一批一批生產的製造業還要困難許多而已。
也曾有一些公司,反應人力成本精簡,無法設置一個倉管人員,若讓某個人員兼任倉管,有領料需求時都找上他,也不失為一個變通的作法,像是飯店業,往往都會由櫃檯的某一個人員擔任倉管,協助庫存的管理。
存貨盤點及檢討可能未落實
為什麼要做存貨盤點,在 Lady M 的案例中就得到完美的驗證。存貨盤點的意思是,實際去現場清點存貨的數量,並將結果與某個時間點的存貨庫存紀錄比較,來確認存貨是否有多出或短缺(也就是盤盈虧),藉此瞭解存貨的管理狀況,在此所說的管理狀況涵蓋很廣,不只第一個會想到的存貨竊取或遺失,也包含了 BOM 表損耗率估計過高、領退料流程不確實、未做好 5S 管理,常常從工廠內找到存貨等等。
具體的盤點可能像是怎樣呢?倉管部門從系統印出 7/31 的存貨盤點表,各個倉管員各自去盤點負責的區域,盤點時將盤點結果寫在盤點表上並簽名負責,接著請出倉管部的主管來複盤,確認相關盤點數量無誤後也是在盤點表上簽名;若更嚴謹一點,會計單位也會派員來抽盤。
盤點有差異的會進一步去瞭解及釐清,如果真的確認是盤盈虧,會填寫表單取得相關主管的核准,然後再交由會計調整帳務。也就是說,如果有人偷竊存貨,定期盤點時就會發現存貨數量有短少,但 Lady M 一直沒發現蛋糕遭竊,就是盤點未落實嗎?
報導中的一段內容可以看出一些蛛絲馬跡:「而且經過事後追查,共偷竊蛋糕 1,020 個,總價值高達 USD $ 89,250」,Lady M 竟然可以算出精確偷竊的數量以及價值!?單純觀看監視器畫面,我想應該不可能看得出他偷了什麼蛋糕(蛋糕的單價不盡相同,公司能算出總價值,一定是知道確切偷了那些蛋糕),因此 Lady M 應該是從系統資料看出短少的蛋糕,整個偷竊期間橫跨 3 個月, 也不會是整個事件結束後去盤點及瞭解短少的蛋糕,畢竟時間這麼長,怎麼能夠佐證短少的蛋糕就一定就是 David Lliviganay 拿走的呢?我認為 Lady M 有定期做盤點,而且有發現盤虧(也就是蛋糕有少),但是當時沒有很認真去細究或檢討,直到發現員工偷竊蛋糕,再回過頭統計這些盤虧的品項及數量,而得出最後的結論:共偷竊蛋糕 1,020 個,總價值高達 USD $ 89,250。
至於為什麼盤虧沒有很認真去細究或檢討呢?公司存貨品項、數量眾多,很可能搬運的過程就滾了一個瓶子到機台底下,弄丟一些而產生盤虧在很多公司都會發生。因為太常見了,公司就自然而然的視為常態不去檢討或找出原因。不過經由本次事件,相信大家應該能從中明白盤盈虧檢討的重要性了吧!
內控有時也要權衡效率,要找出盤盈虧的原因勢必會耗費員工的時間,很難說每一個盤盈虧差異都要找出來就是好的管控方式,只是我們的經驗,上市櫃公司在盤盈虧的嚴謹程度遠比非上市櫃公司高,而盤盈虧數量相較之下也非常低,就提供做為參考囉~
結語
看完以上,是否對於上市櫃公司的盤點報告感興趣呢?想知道大公司都以什麼樣的態度在面對盤點嗎?我們參考了上市櫃公司的盤點報告,做了一份盤點報告範本(當然裡面的時間、地點、數字都是虛構的),需要的話,歡迎與我們聯絡索取。
HOT 熱門文章
【企業驗證訊息】2022-05-11
【財稅專欄】2022-07-28
【專欄文章】2024-12-25
【國際標準新知】2024-12-05
【國際標準新知】2024-12-05