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期別:220
發布日期:2022-07-28
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從知名企業舞弊案 探討內控重要性(下)

2. 除帳資產未妥善列管

如果今天有人從我的皮包偷偷抽走了200元,我會發現嗎?我想我不會,但如果我有記帳,並且明確記錄我現在皮包裡應該有多少錢,那我就會發現了。這也是為什麼,公司會有許許多多的紀錄,因為有這些紀錄,公司才能掌握資產數量,以及其是否有短少。像是什麼呢?


● 公司的固定資產清冊,上面會記錄資產名稱、規格、購入日期、數量、價值等等,甚至每個資產都會給一個財產編號,印出財產標籤貼紙貼在固定資產上面,一一對應進行管理。而固定資產清冊的總額,與會計帳上的固定資產金額是相符的。


● 公司的存貨進耗存,記錄著存貨的期初、入庫、出庫、期末等,入庫包含採購入庫、生產入庫、銷貨退回入庫、盤盈入庫等,出庫包含領用生產、銷售出庫、樣品出庫、雜項出庫、盤虧出庫等,而依據這些資料計算出來的期末數,應該與現場實體存貨數量一致,盤點不一致的應該以盤盈虧調整相符。也是一樣,期末金額也會與會計帳上的存貨金額相符。


除了列帳資產的管理外,我們也會運用「列冊管理」來管理已經除帳的資產。有些資產已經發揮完他的價值(像是固定資產已達耐用年限、將不能銷售的存貨報廢)或者是成本已分攤給他人(像是生產過程中的下腳料通常沒有成本,而是將成本分攤到其他成品中),就會從會計帳上除列,但它們都有剩餘價值,遺失後公司就要買新的來用,或者是沒辦法出售賺取下腳料收入,這些也都是公司的損失,為了能夠掌控數量避免遺失,就必須為其做會計帳外的紀錄來與實體數量核對,而這就是所謂的「列冊管理」。舉例來說,已達耐用年限報廢的固定資產也許還能繼續使用,權責部門就會列冊管理,甚至也會給個列管編號,印出列管標籤貼在資產上。而下腳料被員工盜賣、侵占的可能性較高,也會記錄每日產出、變賣的日期、數量,並定期與現場下腳料數量核對確認。但你注意到此知名企業的舞弊案例,跟上面提到的有什麼不一樣嗎?


此案例的知名企業沒有管理好的是國際知名手機之測試機,未經國際知名手機公司驗證,於該手機公司官方網站查無商品序號 ,故國際知名手機公司及此知名企業皆不允許測試手機流入市面銷售,文件報廢後只能留在倉庫等待國際知名手機公司進一步指示。可能因為沒有殘餘價值,所以管控上就沒那麼嚴謹。


但現在這個舞弊案爆發出來,此知名企業在訴訟中也提到「...公司所受損害應係違約之風險及商譽之減損...」,如果因而影響國際知名手機公司下單的金額,這個損失可遠遠比帳面上這些手機的價值還要高得多了。因此在考慮相關內控時,不應只考慮公司帳面上的損失,潛在的違約風險、商譽減損也應該計入考量。而且在訴訟中,知名企業幾乎無從證明 A 先生與其同夥盜賣了多少手機,檢察官在起訴書說 A 先生共同侵占的測試機合計近 6 千支,係根據繞港需求申請表、事發後的盤點報表、其他員工侵占數量等資料推算的,但法官認為測試手機報廢後,知名企業自己也有提供給高階主管作為獎賞,而且也有被其他員工侵占,不能因此證明 A 先生侵占近 6 千支手機,後來依據幾位證人的證詞,判決侵占手機數量為 2 千支。現在,大家知道列冊管理的重要性了嗎?


3. 人員進出廠未確實檢查是否夾帶資產

人員進出廠區,都應檢查是否夾帶物品,車輛進出也會檢查車內、後車廂是否攜帶物品出廠,做得嚴謹的公司,甚至還有金屬感測門,如果有攜帶金屬物品進出會警示。知名企業身為一間大公司,不太可能會不知道這個內控點,我猜想是因為人員沒有落實內控。畢竟每天進出的人員、車輛這麼多,門衛認真的一一確認,恐怕會耽誤許多人的時間,而 A 先生他們正是觀察到這個內控點的薄弱,才敢規劃將測試機帶離廠區。藉由此案例,大家可以回頭看看公司的內控是否都有確實落實!


結語

看完以上你會知道,其實一個舞弊案例往往都是多個內控環節出錯才會發生,而有些內控弱點在沒有出事前是不容易察覺的,因此公司除了更加謹慎觀察風險與落實內控外,還可以請有經驗的內控內稽人員協助判斷,於事發前先行補強,讓公司可以守住營運成果!


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