流程缺失是顯而易見的:採購未依照核決層級簽核。重點在於,為什麼他們敢做這種事情而不怕被抓到?
紙本簽核的缺點:如何知道表單並未完成簽核?
當採購人員拿到一張紙本採購單, 上面有許多密密麻麻的主管簽名及核示,他要怎麼知道該簽核的主管都簽了呢?
他必須要拿出公司的「核決權限表」或「分層負責明細表」,比對品項、金額以及對應的核決層級,例如:設備類採購金額在 100 萬元以下是由技委會總幹事簽核,100 - 500 萬元是副總裁簽核,500 萬元以上是總裁簽核,假如採購單是購置設備 150 萬元,那就應該要看得到副總裁在採購單上簽核後,才代表簽核完成可繼續下一步的動作。
概念上好理解,但實務執行上常常遇到問題,例如:有些採購品項在模糊的判斷邊界,購買辦公室桌椅屬於設備類還是總務類,資淺人員可能就會判斷錯誤,而比對錯誤的核決權限;又或者是高階主管說:「這項採購,副總裁授權我簽核,後面可以去下單了」,區區採購承辦敢於說不嗎?不熟悉各部門長官的簽名字跡、比對錯誤、疏於比對等等問題,也都有可能發生,而導致公司有完善的制度規劃,但落實後常常出現漏洞。
有人可能會說,我們公司是上市櫃公司,有配置稽核人員年年進行稽核,沒有簽核完就會被發現呀!別忘了, 知名集團也是上市櫃公司, 他們也沒發現。沒發現也不是稽核人員的疏失,一年的採購單假設有 10,000 筆,稽核人員不可能仔細看過 10,000 筆的資料來做查核,勢必會用抽樣的方式來執行稽核,要在這麼多筆資料中,抽中那筆沒簽核完成的採購單,機率可說是小之又小。
電子簽核:流程明確、節省時間、進度可查詢
電子簽核就是把紙本簽核的動作搬到了線上,每個人用各自的帳號登入去審核表單,系統建置時依公司的核決權限表去設定表單簽核的流程跟順序,後續每張表單就會依照這個規則去執行,直到最後一關簽核完成,才會顯示表單已完成簽核,發送給相對應人員或者是轉到下一張表單。所以知名集團當時的 PO 單如果有導入電子簽核,就不會發生 A 先生及其同事 B 先生修改供應商,而副總裁、總裁都不知道的狀況。除此之外,電子簽核還有其他多項好處。
紙本簽核時,往往會遇到人員公出、請假無法簽核的狀況,尤其業務部門常常在外面跑,主管就很難簽到表單,但如果導入電子簽核,主管甚至可以用手機審核表單,不因出外拜訪客戶、出差甚至出國而影響,對於跨國企業尤其需要。另外,表單簽核往往花費許多時間,但是具體是哪一關的人員簽核較久,很難統計及計算,運用電子簽核後,就可以明確記錄各個人員的簽核時間,進而進行改善及追蹤,現在是哪一關還沒完成簽核也可以隨時線上查詢了解。
結語
企業往往都忽視內控的重要性以及相關的投資,畢竟沒發生問題前,公司怎麼會發現自己的內控有問題呢?可是,公司可以承受舞弊、錯誤帶來的金錢損失,甚或是名譽的損害嗎?
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