銷售循環是一間公司最主要的循環,其中涉及客戶徵信、訂單建立、出貨、開立發票、收款、帳務處理等等環節,因為涉及錢的流動,也往往是許多舞弊案例潛藏的地方。唯揚管顧於此分享實務上常見的舞弊環節,以及對應的查核手法。
建立虛假客戶取得公司產品並轉賣
曾經有案例,是業務人員建立虛假的客戶,向公司下單取得公司產品之後,再將產品轉賣牟利,而這樣的手法,往往也搭配不適當的授信政策。
授信、信用、賒帳、放款等等,在公司指的是讓客戶不用一手交錢一手交貨,而是在一段時間後再付款,舉例來說,給予客戶 1,000 萬元的授信額度,而且交易條件是月結 90 天,客戶就可以在月底結帳後,再起算 90 天才支付貨款,而累積未付款的金額最高可以到 1,000 萬元。現在這種交易方式十分的普遍,甚至沒有給予授信額度,客戶會不喜歡跟你交易。
當然,事有一體兩面,給予客戶授信額度,可以增加交易的誘因,增加成交的機率,但另一方面也會增加公司的資金壓力,更危險的是,客戶若倒帳不付貨款,公司立即就蒙受損失。所以給予信用額度之前,往往會對客戶做徵信,評估相關風險。首次交易則往往是採用預付貨款(所謂貨前 T/T)的交易條件。
所以若成立了虛假的客戶,並給予一定額度的授信,有心人士就可以利用這個人頭帳戶取得公司產品,並轉賣牟利,等付款條件到期催討貨款時,才會發現這間公司根本就不存在。
公司可以檢視新客戶成立時,是否有妥善填寫基本資料表,或者是將客戶主檔的各項基本資料做比對,看看有沒有客戶的送貨地址重複、甚至是與員工地址重複的情形。
也可以檢視信用額度給予的情形,是否有違反公司信用額度政策,若沒有明確的信用政策,可以比對各個新客戶所給予的信用額度,有沒有哪一家明顯額度偏高的,針對異常樣本去查核。
收取回扣並給特定客戶優惠報價
我們知道採購的時候,採購人員可能因為收受回扣,向某特定廠商採購,甚至採購價格還比其他廠商高,反過來,業務也可能因為收受回扣,刻意報低價格給客戶,賺取其中的價差。有些公司會設定標準價格表,規定每個產品的報價上下限是多少,有些公司則是讓業務自己掌控報價,但不論何者,業務都有一定的掌控權限,事實上他們也確實需要這個權力,否則來回冗長的簽核流程,會讓公司喪失許多業務機會。那既然前端的內控流程無法杜絕這種舞弊行為,要怎麼靠稽核人員找出這些舞弊案例呢?
我們可以依地區別、產品別、業務人員別來分析售價的差異。例如說,將同一個品項在美洲區的售價依客戶別繪製散佈圖,觀察有沒有哪個客戶的報價比較異常,而這個異常的報價有沒有像是策略性搶客等合理的原因,如果沒有,那就要進一步追查為什麼報價偏低。
又例如說,將標準報價與實際訂單價格做比對,計算百分比,再依業務人員來編製報價的散佈圖,看看有沒有對於哪一個客戶的折價比例明顯較高的。除此之外,也可以分析未結訂單的存續期間。
公司產品售價往往會因應市場環境做調整,新訂單就依新的售價來收款,有些業務人員知道 ERP 的訂單數量並不是實際的下單數量,而是先下一筆大單,之後再依照客戶 Email 來的需求,依次出貨。他們利用這個漏洞,讓系統同時存在著舊訂單與新訂單,表面上有依照新的售價去建立新的訂單,但實際卻以舊訂單出貨。被發現時以一時疏忽、錯誤來解釋。所以訂單存續期間異常的,也可能有圖利特定客戶的舞弊情形。
【 下接 2021 年 8 月 NO. 228 月刊 】
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