公司為了確保產品符合客戶要求的標準,常常會先試作或試產,並將產品拿給品質部門進行檢驗,若有瑕疵、檢驗時合法破壞或超出檢驗需求會報廢銷毀,而測試結果正常的,可能還可以作為正常品銷售。但公司往往對於這些測試品的內控比較薄弱,你們公司有辦法避免與某知名企業發生的這種舞弊案例嗎?
A 先生是某知名企業專責生產手機之工程驗證部門的高階主管,受公司委任派駐中國大陸廠區,負責處理國際知名手機公司委託生產系列手機量產製造前之相關測試製作、驗證、流轉、報廢等事項,並負責管理量產工程驗證部門相關人員及資產。
他自從擔任起這個職務,便得知進行測試、驗證程序後,未實際出貨予國際知名手機公司之測試手機,經過部門內部辦理文件報廢手續後就會除帳,並未嚴格控管部門倉庫內之測試手機數量。因此,A 先生與他的數名部屬串通,由其中一人製作報表,申報測試手機進行繞港作業報廢入庫後,再由其他人,以隨身夾帶步行、搭乘廠區交通車、或將手機放置於車內等方式帶離廠區後,將測試手機攜至中國大陸商場內出售。
到底這麼大間的知名企業,內控出了什麼問題呢?
1. 控制環境不佳
當我們在談內控的時候,常常會運用「職能分工」的概念,讓一件事情不要讓一個人從頭負責到最後,例如:想要購買一批存貨,拆成請購、採購、驗收、入帳、付款,由各個不同的部門或人員負責,或者是特定職能不能由同一個人負責,例如:記錄(會計)跟資產保管(出納)的職能不能放在同一個人身上。
概念很簡單,人跟人之間存在不同的想法、價值觀及道德標準,原先一個人可以完成的舞弊,要多個人才可以完成,其難度增加遠比 1+1 的加法來的高,而此知名企業發生的這個舞弊案,竟然高達近十人涉案,代表許多員工並非誠信正直。
控制環境是內控五大要素之一,是公司設計及執行內部控制制度之基礎,其中就包含公司的誠信與道德價值,除了公司在意外,是否傳達給員工,讓員工也具備誠信與道德價值,就是決定內控是否有效的重大因素。如果共謀的這近十個人當中,有任何一個人覺得我們不應該做這樣的事,而向上舉報,這件事就不會發生了。(或者是可將損傷降到最低)
那要如何做呢?發行為及道德準則給員工、或是讓員工到職時簽署相關文件嗎?我想那不會是最有效的方法。最有效的莫過於日常作業中,組織上下所共同傳達出來的價值觀。像是:
● HR 排定的每年教育訓練中,有沒有包含價值觀的課程?
● 主管說明什麼是公司所不允許的行為,以及員工遇到時應如何處理
● 設置專線或意見信箱讓員工可以反應舞弊案例
● 高層看重稽核單位的工作,而非只是法規規範的基本作業
等等的方式,各位不妨回過頭檢視一下,你們公司有確實傳達出正確的道德價值給員工嗎?
【 下接 2020 年 12 月 NO. 220 月刊 】
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