ISO 20121 執行的方法與步驟
ISO 20121 乃基於「計劃-執行-檢查-行動」方法論,為整合永續管理實踐提供了系統框架,施行步驟簡要說明如下:
1. 熟悉標準:熟悉 ISO 20121 標準,了解標準要求以及它容許的彈性和自由。對所有參與者宣達環境、社會及經濟永續的廣泛概念。
2. 識別利害關係者及其需求:充分與利害關係者溝通,了解他們對永續活動的要求或期許。
3. 決定管理系統的範圍:清楚界定管理的範圍。
4. 定義永續發展治理原則
5. 角色、責任及權限:根據永續發展目標,分別建立組織結構,並定義場地設置、賽事規劃、供應商管理及廢棄物處置等的角色、責任和權限。
6. 鑑別與評估議題:選出應該關注且最重要的環境、社會和經濟主題。
7. 設定目標及規劃達成方式:設定可量測的關鍵績效指標(KPI)來評估永續活動目標達成的程度,如廢棄物產生量、再生能源使用量佔比、生物多樣性的破壞程度、意外事故的發生率與嚴重程度。
8. 資源管理:施行有效的資源管理,包括人力、設備和環境等資源。
9. 保持內外部溝通:永續活動的成功並非僅憑主辦單位的努力,更多因素取決供應商、附近居民、參與活動的民眾及主管機關等,以巴黎奧運為例,凡爾賽宮、艾菲爾鐵塔等名勝古蹟納入比賽場地須事前溝通以獲得有關單位的認同;自備水瓶入場、推廣低碳交通等事項都需要提前向與會者宣導。
10. 文件化資訊:任一種管理系統,都具有一套共同的程序。建立詳細的文件管理系統,從場館建設到賽事安排等各方面,確保所有流程和記錄均可追溯。
11. 建立與實施作業管制:根據各種目標達成方式分別建立細項步驟並落實執行。
12. 供應商管理:審慎評估供應商的素質,適時掌握供應商的進度與確認其執行方向之正確性,必要時,需立即汰換不合格之供應商。
13. 事後評估關鍵績效指標:透過分析數據來確定可持續發展策略是否有效或是否需要修改。
14. 審查與改進:稽核可以由內部或外部進行,選擇權在活動主辦單位手中,採取糾正措施來改善永續發展策略並使組織更接近其目標。
15. 持續改善:重複上述步驟,永無止境的優化活動。
過渡至新版 ISO 20121 期限與行動
已獲得 2012 版標準認證的組織都可以在 2027 年 3 月 31 日之前過渡到 2024 版標準,轉版所需步驟如下:
● 審查並進行差距分析:將現有的系統與新標準的要求進行比較,以確定需要改進的領域。
● 更新您的政策和程序:特別是活動永續性政策,以反映更廣泛的永續性議題並納入報告要求。
● 制定計劃,與更廣泛的利害關係人(包括贊助商和合作夥伴)就永續發展措施進行接觸。
● 審查供應鏈管理:這將涉及建立或更新評估和整合整個供應商網路的永續性實踐的流程。
● 培訓和認知:傳達新版的所有的變更,向您的團隊介紹新標準的要求並將其融入活動規劃和執行流程中。
● 進行內部稽核:實施變更後,依新標準進行稽核並確保符合要求,然後為認證機構轉版稽核做好準備。
以人權議題為例,組織亦可採取下列步驟:
▶ 更新活動永續政策,明確表明舉辦方在整個活動生命週期中尊重人權和兒童權利的承諾。
▶ 更新風險評估,識別與活動相關的潛在人權風險,例如招募中的歧視或供應鏈中的不公平勞動行為。
▶ 審查供應商管理,確保供應商遵守人權標準。
▶ 與人權組織或當地社區等相關利害關係人接觸,了解潛在的人權議題,並將他們的回饋納入規劃中。
總結
如果認為 ISO 20121 僅適用於大型國際活動,那可就侷限了 ISO 20121。相反地,在一個環境問題和永續實踐日益成為每個人關注焦點的世界裡,ISO 20121 應該部署在每一次活動中,無論活動類型或規模大小。從餐飲服務商、燈光和音響工程師、保全公司、舞台搭建商及場地佈置到獨立活動組織者以及企業和公共部門活動團隊。
ISO 20121 不是線性的,而是永無止境的改善循環,除了提高公司的永續性之外,它還建立了一個有效激發批判性反思和成長的框架,要求組織改進其流程與思維,以持續提高績效,並允許組織靈活且更有創意地進行與活動相關的活動,而不會影響活動的目的,亦不會忽視滿足社會期望的重要性。因此,導入永續管理系統,將能協助組織植入持續改進的文化,並帶來了更有效率的營運和新的思維方式。
與此同時,企業用於計算排放清單和宣布其承諾的方法論也正在進行重大改革,重要的修訂將於 2025 年完成。以下將介紹四個備受期待,預計將定義未來排放目標設定方式的標準更新及其發展進度時間表。
參考資料:
● https://www.iso.org/standard/86389.html
● https://actingresponsibly.com/iso-201212024/
● https://knowledge.bsigroup.com/articles/bs-iso-20121-past-present-and-future
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