訂閱電子報

月刊專欄

期別選擇
期別:204
發布日期:2022-08-22
閱覽人數:165
強化內控制度的三訣竅(下)

良好內控訣竅二:以自動控制取代人工控制

所謂控制就是降低舞弊或錯誤風險的作業或機制。舉例來說,業務主管在銷售訂單建立於系統後,會確認是否與客戶的紙本訂單相符,這就是一個控制,來避免銷售單價、銷售數量甚至銷售品項錯誤的風險。如果控制是由人來執行,就是人工控制;由系統或者是程式來執行,就是自動控制。


曾經有客戶每逢年底盤點存貨時,都必須將系統資料轉出為 Excel,再印出作為盤點清冊,但轉出為 Excel 時就存在盤點清冊被竄改的風險,與其製作盤點清冊時指派不同部門人員負責監督與確認,不如請系統廠商客製功能,將盤點清冊改由系統直接印出,節省各單位時間且更有效因應盤點清冊遭竄改的風險。


兩者相較之下,自動控制執行速度快而且絕無失誤,不僅能降低公司的成本,也可更有效的降低風險,所以公司應找尋可以自動控制取代人工控制的方式。例如可以藉由在系統建立價格主檔,在業務人員於系統輸入銷售品項時自動帶入銷售價格,來避免銷售單價錯誤之風險;又例如員工薪資主檔的任何變更,未於系統核准無法生效。


良好內控訣竅三:以例外報表進行管理

例外報表(Exception Report)也可稱之為異常報表,像是久未處理訂單報表、逾期未交貨採購單報表、假日異常過帳分錄報表都是例外報表。管理階層時間很寶貴,如果能夠提高他們管理的效率,就能把時間做更有效的運用,所以既然控制是降低舞弊或錯誤風險的一個作業或機制,那針對風險特別高的部分進行管控,自然收效最好。


像之前某個客戶的業務主管,耗費大量時間在確認訂單是否已排產,但後來公司規範訂單建立後三天內要排產,超過三天未排產訂單自動產出例外報表,主管只要追蹤例外報表的處理狀況就好,確實節省了大量的時間。


結語

內控制度包含了一定的管控,某種程度上會降低作業的速度,但若設計得當,可以以有限的成本或時間,大幅降低錯誤或舞弊帶來的損失。不過內控涉及公司各個營運層面,要設計得好談何容易,且內控會影響全公司人員,設計不良造成的負面影響不容小覷,這也是為什麼過去內控制度都會由會計師或顧問協助建置,而以上訣竅的分享,希望能藉由筆者的經驗幫助公司建立良好的內控制度。


上一篇:「時代華先公司」獲頒 AS 9100:2016 航太品質管理系統驗證合格證書
下一篇:簡介商業法院之設立(下)
月刊專欄

貝爾國際檢驗認證集團總部

貝爾國際檢驗認證集團總部(台北聯絡處)

貝爾國際檢驗認證集團總部(台中聯絡處)

貝爾國際檢驗認證集團總部(高雄聯絡處)

Copyright © 2022 BellCERT Group TAIWAN.