BellCERT Group遠端稽核－受稽方作業須知
全球新冠肺炎 (COVID-19) 疫情擴散， 已造成1.7億人確診，死亡數超過350萬人，各國政府不斷祭出新的防疫政策，試圖阻止疫情持續蔓延。台灣本土確診個案，也在今年5月快速增加，中央流行疫情指揮中心也將全國防疫等級提升至第三級警戒，以降低不必要的群聚活動。甫於2020年初，全球新冠肺炎疫情爆發初期，為了提供企業不中斷的驗證與培訓服務，「貝爾國際」即規劃能確保受稽方權益， 同時又能兼顧稽核專業的遠端稽核方案， 稽核過程完全遵照IAF MD4 (應用資通訊技術稽核指導文件) 與ISO 17021 (管理系統驗證規範)，兼顧稽核的公正性與資訊的保密性，企業也可以透過遠端稽核，讓同仁可以降低接觸風險，又可以延續認證證書的有效性，是疫情嚴峻當下，企業刻不容緩的強勢作為！
一、遠端稽核是什麼？
「貝爾國際」的稽核團隊透過線上視訊平台 (或稱資訊通訊技術ICT)，對受稽方之人員進行訪談、生產現場的視訊參觀以及線上文件的查核。遠端稽核的過程中，貝爾依然保持如在現場稽核的流程，但對受稽方而言更具靈活性與安全性。受稽方更可透過現場視訊與稽核團隊進行互動與文件交換。
二、遠端稽核執行時機
- 當受稽方之關鍵人員受感染或隔離、公司所在地受禁止通運、甚至組織因疫情影響而關閉；
- 當稽核員受感染或隔離、其居住地受禁止通運、甚至因疫情影響拒絕進行稽核；
- 亦或稽核員及受稽方之間的往來交通受禁止時。
- 稽核方與受稽方無法控制的特殊情況，通常稱為「不可抗力」或「天災」。例如：戰爭、罷工、暴亂、政治不穩定、地緣政治緊張、恐怖主義、犯罪、流行病、洪水、地震、惡意的電腦駭客攻擊、其他自然或人為災難。
三、遠端稽核流程
(1) 驗證前置作業
- 稽核前應確認遠端稽核可能性並配合提供相應遠端稽核所需之申請文件，相關資料將由「貝爾國際」客服人員向受稽方進行索取與溝通。
- 經雙方確認適用之遠端稽核平台工具 (ICT) 後，將由「貝爾國際」客服人員提供視訊平台之網址 (為單次稽核使用)，並協調日期於驗證前完成連線測試，包含行動裝置下載遠端稽核工具APP、執行遠端稽核時的多組溝通安排、客戶端提問、設備之測試等；同時請受稽方協助完成「管理系統驗證應用ICT遠端稽核資訊安全及保密協議」之簽署。
- 執行遠端稽核 (Remote Audit) 所採用之工具以WEBEX、LINE、TEAMS等，或可配合受稽方所提供之平台工具，經「貝爾國際」進行安全性評估與測試後方可使用；同時提供對應人員之E-MAIL， 以利資料檔案交換、供查核所需。
- 驗證機構須提供現場簽到表、結束會議確認單等驗證有效文件，受稽方應提交申請必要之程序文件、工作指導與執行紀錄（如有要求時），以利整體遠端稽核工作準備遂行。
(2) 執行驗證稽核
- 稽核當日，雙方按計畫提前15分鐘進入指定之線上會議室或群組報到，先行確認網路、影音及麥克風功能維持正常。
- 按稽核計畫執行稽核 (稽核過程不在此詳述)。
- 稽核團隊會協議交互運用訪談、文件/檔案審查與紀錄抽樣，過程中會蒐集有代表性證據之部份實況錄影/影像紀錄截圖等，以確保符合驗證規範、達到稽核之有效性。相關特殊機密性資訊之稽核證據摘錄留存，均先協調確認後保留。
- 線上稽核具有平台/工具可用性不確定之風險，或有臨時重大異常狀況發生等，主導稽核員會評估實質且有效的稽核過程，視需求延展執行時程(數)，受稽方應予配合。
- 若稽核過程因線上視訊平台 (ICT) 穩定性、文件/紀錄與實況抽樣比成效受影響，主任稽核員將評估是否加延稽核時數，並於表定結束會議前完成確認，受稽方應予配合。
(3) 完成線上稽核
- 雙方依計畫完成遠端稽核後，稽核團隊將整理稽核結論並提供受稽方參照並據以進行持續改善。
- 如須進行矯正措施措施並回覆文件資訊，須於30日內完成回覆，以利驗證單位進行全案之驗證決策。
四、受稽方常見問題
Q：臨時通知，我司沒有辦法接受遠端稽核！
A：隨著世界一家親、防疫最前線的口號與觀念提升，消除地域邊界並減少實體對受稽方的干擾，一直是「貝爾國際」努力的目標。有任何遠端稽核上的疑難雜症，「貝爾國際」很歡迎隨時與您了解與協助解決，期盼雙方都能藉著遠端稽核的經驗，互相學習。
Q：我司沒有使用過 貴司所提供之軟體，會有人指導嗎？
A：「貝爾國際」會提供詳盡的指引說明，並且正式稽核前也會與受稽方進行連線測試。倘若有其他考量 (比如：受稽方內部政策、設備問題) 則可使用受稽方所提供之軟體平台，惟該平台需經過「貝爾國際」資管中心進行數據風險分析後方得使用。
Q：我司的證書即將到期怎麼辦？
A：可以按原訂的日期進行遠端稽核，稽核後會走一般送件流程進行取證。遠端稽核不會影響發證。
五、【結語】做遠端稽核有什麼優點？
- 快速且靈活：稽核日期可以快速決定、人員不需都約定在場，可透過遠端方式受稽。
- 高安全性：防疫距離的最高原則，透過電腦視訊能看見口罩下清晰面孔與表情，並且確實保障雙方安全。
- 節省成本：省下通勤時間之成本與金錢，於線上進行更直接暢通的溝通！
- 環境友善：減少通勤中產生的熱能與能源，對地球進一步友好。
- 資訊安全把關：「貝爾國際」使用之軟體皆經過資管中心專業人員的風險評估，予以核准後才得以開放使用！
- 有效性等同現場稽核：「貝爾國際」的稽核團隊於遠端稽核與現場稽核時的深度相當，受稽方不須擔憂遠端稽核之有效性受影響！
若您希望與「貝爾國際」一同邁向未來的遠端稽核趨勢，歡迎立即與「貝爾國際」窗口聯繫！防疫期間，「貝爾國際」與您同在！